Geschäftsprozessentwicklung an der BUW
I Einleitung
Im Dezernat 7 werden zentral die (IT-) Geschäftsprozesse der Bergischen Universität Wuppertal (BUW) betreut. Die Geschäftsprozessentwicklung befasst sich mit der Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen sowie deren Digitalisierung. Im Vordergrund steht die Etablierung optimierter Kommunikationsstrukturen, deren Schnittstellen sowie das Management von Geschäfts- bzw. IT-Prozessen zur Steigerung der prozessualen, organisationalen und informationstechnischen Effektivität. Die so gewonnenen Prozesse dienen der zielgerichteten Reorganisation der bestehenden sowie der Einführung neuer Strukturen und Informationstechnologien.
Anhand einer Prozesslandkarte werden die Struktur und die Ebenen der spezifischen Prozessarchitektur an der Bergischen Universität dargestellt. Die Prozesslandkarte bildet nicht die Organisationsstruktur der BUW ab, sondern vielmehr den Ablauf und das Zusammenwirken von Prozessen, die verschiedene Organisationseinheiten durchlaufen.
II Prozesslandkarte
Die Geschäftsprozesse der Bergischen Universität werden in drei Prozessarten (Management-, Kern- und Supportprozesse) und zugehörige Prozessbereiche (z.B. Forschung, Studium und Lehre für die Kernprozesse) gegliedert. Die Prozessbereiche werden je nach Ebene wiederum in Hauptprozesse, Teilprozesse und schließlich BPMN Prozessdiagramme verfeinert.
Die Prozesslandkarte setzt sich aus folgenden Ebenen zusammen:
Ebene 1: Übersicht der Prozessarten (Management-, Kern- und Supportprozesse)
Ebene 2: Hauptprozesse der Prozessarten
Ebene 3: Teilprozesse
Ebene 4: BPMN-Prozessdiagramme
Erste Ebene der Prozesslandkarte
Prozessarten
- Managementprozesse
Die Managementprozesse umfassen die Steuerung, Planung und Entwicklung der BUW durch die Hochschulleitung. - Kernprozesse
Sie stellen die Hauptaufgabe bzw. das Kerngeschäft der BUW dar. - Supportprozesse
Diese Prozesse unterstützen bei der Erfüllung der Kernprozesse bzw. bei der Entscheidungsfindung auf Management Ebene.
Den Prozessarten werden dann die Prozessbereiche zugeordnet, die grob kategorisieren, welche Hauptthemen der entsprechenden Prozessart zugehörig sind.
- Managementprozesse:
- Hochschulmanagement (worunter auch Leitbild, Strategie, Zielvereinbarungen und Marketing fallen)
- Studienmanagement
- Ressourcenmanagement (worunter auch die Planung und Entwicklung von Personal und dessen Strukturen fallen)
- Qualitätsmanagement
- Kernprozesse:
- Studium und Lehre
- Forschung
- Förderung wissenschaftlichen Nachwuchses und Wissenstransfers
- Supportprozesse:
- Personalmanagement
- Finanzmanagement
- IT-Services und Reportings
- Gebäudemanagement
- Studierendenmanagement
- Infrastruktur
- Verwaltung und Services
Ebene 2: Hauptprozesse
Auf der zweiten Ebene der Prozesslandkarte werden den Prozessbereichen Hauptprozesse zugeordnet. Die dargestellten Hauptprozesse sind exemplarisch.
Managementprozesse
- Hochschulmanagement
- Struktur- und Entwicklungsplanung
- Leitbild, Profillinien, Strategie
- Zielvereinbarungen
- Studienmanagement
- Studienangebot
- Studiengangsentwicklung
- Internationalisierung
- Ressourcenmanagement
- Personal- und Stellenmanagement
- Planung, Organisationsstruktur
- Budgetierung
- Qualitätsmanagement
- Qualitätssicherung
- Evaluierung
- Prozessmanagement
Kernprozesse
- Forschung
- Akquisition von Forschungsprojekten
- Forschungsdaten-management
- Forschungsförderung
- Projektverwaltung
- Studium und Lehre
- Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation
- Lehr- und Studienbetrieb
- Prüfungsmanagement
- Studiengangsabschluss
- Alumnimanagement
- Studienberatung
- Praktikumsmanagement
- Auslandssemestermanagement
- Internationale Studierende
- Studiengangsmanagement
- Förderung wissenschaftlichen Nachwuchses und Wissenstransfers
- Wissenschaftliche Weiterbildung
- Technologietransfer
- Förderung von Ausgründungen
Supportprozesse
- Personalmanagement
- Personalgewinnung
- Personalverwaltung
- Personalangelegenheiten
- Finanzmanagement
- Finanz- und Wirtschaftsplanung
- Finanz-/Rechnungswesen
- Budgetzuweisung
- IT-Services und Reportings
- Berichtswesen/ Business Intelligence
- Datentransfer
- Archivierung
- Systembetreuung
- Gebäudemanagement
- Planen und Bauen
- Raummanagement
- Instandhaltung
- Lagermanagement
- Studierendenmanagement
- Studierendenverwaltung
- Studienkontoverwaltung
- Studierendengewinnung
- Infrastruktur
- Beschaffung
- Bibliothek
- Bereitstellung IT-Infrastruktu
- Verwaltung und Services
- Umweltmanagement
- Arbeitssicherheit
- Post- und Botendienste
- Organisation
Teilprozesse
Auf der dritten Ebene werden die einzelnen Hauptprozesse in Teilprozesse unterteilt. Die einzelnen Teilprozesse werden als BPMN 2.0 Prozessdiagramm in der Software BIC dargestellt. Nachstehend ein Beispiel eines einfachen BPNM Diagramms:
III Geschäftsprozessentwicklung
Die Beauftragung einer Prozessaufnahme erfolgt per online-Formular auf der Homepage des Dezernats 7. Die Bearbeitung unterliegt einer Priorisierung.
Zur Prozessmodellierung sind folgende drei Vorgehensweisen möglich:
- Das jeweilige Dezernat bzw. die jeweilige Abteilung erarbeitet selbstständig seine/ihre Prozesse und ordnet sie einem Prozessbereich zu. Das Ergebnis, in Form eines Prozessvorschlags, wird Dezernat 7.1 mitgeteilt. Eventuelle Rückfragen oder Abstimmbedarfe können auf dieser Basis bilateral erfolgen.
- Dezernat 7.1 erstellt auf Basis der vorliegenden Informationen, insbesondere aus dem Internetauftritt der Universitätsverwaltung, einen Entwurf der jeweiligen Prozesse, einschließlich der Zuordnung zu den jeweiligen Bereichen, die dem Dezernat bzw. der Abteiteilung zur Prüfung vorgelegt werden. Änderungen und Anpassungen können auf dieser Basis bilateral erfolgen.
- Unter der Moderation von Dezernat 7.1 werden Workshops und Interviews mit dem Dezernat bzw. der Abteilung durchgeführt. Die Ergebnisaufnahme erfolgt in diesem Rahmen von Dezernat 7.1. Die am Prozess beteiligten Personen prüfen den modellierten Prozess, der dann ggf. angepasst wird.
Modelliert wird mit dem Tool BIC (GBTEC Software AG) mit der vom Land festgelegten Notation BPMN 2.0. Die am Prozess beteiligten Personen prüfen den modellierten Prozess, der dann ggf. angepasst wird. In der Regel sind daher bis zur Freigabe durch den Prozessverantwortlichen mehrere Interviews bzw. Workshops nötig.
Die Prozesse/Ergebnisse werden von Dezernat 7.1 in die Prozesslandkarte eingefügt und veröffentlicht.
Die Prozessverantwortlichen und die Geschäftsprozessmodellierer identifizieren nach einem vorher gemeinsam festgelegten Turnus Verbesserungspotentiale und formulieren weitere Optimierungsvorschläge. Damit wird sichergestellt, dass der Prozess im Rahmen des Changemanagements für alle Beteiligten kontinuierlich angepasst, verbessert und effizienter gestaltet wird.
IV BIC-Struktur an der BUW
Die BIC-Struktur an der BUW setzt sich aus dem zentralen Haupt-Repository „BUW-Prozesse“ und je einem Repository pro Organisationseinheit zusammen. Ein Repository ist in BIC ein Verzeichnis zur Verwaltung von Geschäftsprozessen:
Zugriff auf die Repositories der Organisationseinheiten erfolgt über Zugehörigkeit zur entsprechenden Nutzergruppe innerhalb von BIC. Kategorien und Prozesse eines Organisationseinheiten-Repositories sind nur für Mitglieder der jeweiligen Gruppe einsehbar. BIC Nutzer*innen denen die entsprechende Gruppenzugehörigkeit fehlt haben keine Zugriffsmöglichkeit.
Das zentrale Repository wird ausschließlich Dezernat 7 verwalten und bearbeitet!
